Переезд снами в новый офис
Организация переезда офиса
Хороший офис – настоящий «второй дом» для его сотрудников. И за время пребывания в этом доме каждый работник обзаводится множеством вещей. Среди них есть как важные бумаги, оргтехника и канцелярия, так и милые сердцу мелочи, сувениры и прочие нужные вещицы. А как быть, когда предстоит смена офиса? Как быстро и аккуратно перевезти все необходимое, ничего не потеряв и не испортив? Есть целая система правильной организации переезда с несложными правилами, соблюдая которые можно сменить офис без проблем и без потерь. Но можно обойтись и без этих ухищрений – достаточно лишь заказать офисный переезд под ключ в компании «Деликатный переезд». Все хлопоты и хитрости, связанные с переездом в новый офис, возьмут на себя профессионалы, а вам не придется отрываться от работы и беспокоиться о сохранности своих вещей.
Условно переезд офиса можно разделить на следующие этапы:
Переезжать или не переезжать… Принимаем решение
Если такая идея возникла, то необходимо определиться, насколько целесообразно переезжать, какие предстоят расходы и насколько велики будут выгоды от переезда. В случае положительного решения необходимо начать планировать свои расходы и ориентировочные сроки переезда.
В зависимости от масштабов компании планирование может начаться за 3 месяца, а может и за несколько лет до предполагаемого переезда.
На данном этапе опасным моментом может являться некорректная оценка предварительного бюджета переезда. Чтобы этот риск минимизировать, уделите внимание двум моментам: кому звонить и что спрашивать.
Сразу очертите круг требований, которым должна отвечать компания-подрядчик. Опыт работы, отзывы и рекомендации, спектр оказываемых услуг, есть ли служба контроля качества, как говорится, важна каждая мелочь. Определите, какие работы потребуется выполнить. Чьими силами осуществлять упаковку вещей и мебели, нужно ли только перевезти вещи, кто будет разбирать, собирать и расставлять мебель на новом месте, потребуется ли навеска полок, а может быть необходим весь этот объем работ? Подыскивайте компании, которые смогут удовлетворить все ваши запросы.
Часто при формировании бюджета на переезд исходят из данных, полученных в результате обзвона нескольких компаний. Специалист, ответивший на ваш звонок, не видит всей картины, поэтому может озвучить цифры весьма приблизительные.
Какую первичную информацию точно нужно озвучить при первом телефонном звонке:
Ограничиваться телефонными переговорами не стоит. Лучше всего проведите несколько встреч-консультаций, по результатам которых специалисты мувинговых компаний вышлют вам подробные коммерческие предложения с учетом ваших пожеланий. К тому же по оформлению и содержанию коммерческого предложения вы сможете оценить профессионализм каждой из компаний. Чем более полную информацию потенциальный подрядчик вам предоставит, тем лучше. Пусть это будет не только предполагаемая стоимость переезда, но и график, план переезда, расчет количества ресурсов, образец документации. Настройтесь на то, что вам придется потратить немало времени на встречи и получение коммерческих предложений от мувинговых компаний, но в итоге полученная информация позволит вам оптимизировать весь процесс офисного переезда. Вы обманете сами себя, если не уделите данному этапу должного внимания.
Сравниваем сравниваемое
Во-вторых, получите подтверждение того, что у компании есть опыт организации подобных проектов на постоянной основе, а не эпизодически. Имейте в виду, что принцип организации крупномасштабного переезда офиса отличается от организации небольших и недорогих квартирных переездов. Учтите эти нюансы при формировании требований к мувинговой компании
В-третьих, необходимо убедиться в том, что компания может общаться с вами на одном языке, готова искать решение именно вашей задачи. Обратите внимание на подходы компании к коммуникациям с клиентами – насколько сотрудники пунктуальны, соблюдают достигнутые договоренности, оперативно реагируют на ваши запросы. Не сомневайтесь, как сотрудники относятся к переговорам, таким же образом они отнесутся и к вашему переезду.
Если при выборе из 5-7 компаний предложение одной из них сильно отличается от предложений остальных участников. В чем может быть подвох?
Стоимость будет складываться из следующих составляющих: работа специалистов, количество упаковочных материалов и аренда автомобиля. Сравните тарифы по каждому из этих пунктов. Вполне возможно, что у компании не хватает опыта в планировании крупных переездов, и специалист не в силах адекватно оценить объем работ и количество времени. Уточните у представителя компании, все ли работы включены в КП, например, по обустройству нового офиса. Также есть опасность, что цены сильно занижены, чтобы заполучить ваш заказ любой ценой. Большой вопрос, как потом такая компания будет выполнять свои обязательства.
Крайне желательно наличие у мувинговой компании полиса страхования гражданской ответственности и ответственности перед третьими лицами. В случае повреждения, например, отделки помещений бизнес-центра, уже не ваша компания будет отвечать перед бизнес-центром, а подрядчик. Таким образом, вы избежите возможных конфликтов с администрацией бизнес-центра.
После того как вы выбрали мувинговую компанию, с ней заключается договор на оказание услуг. На этом этапе вы уже четко представляете условия проведения переезда: перечень имущества, последовательность перемещения имущества, график осуществления работ, перечень услуг и пр. Все это нужно обязательно зафиксировать в договоре. Необходимо убедиться, что в договоре зафиксирован график переезда, точные сроки его начала и окончания (или же процедура корректировки сроков, если точные даты переезда еще не определены), ответственность исполнителя за сохранность имущества вашей компании и третьих лиц, ответственность за соблюдение сроков.
После подписания договора можно назначать ответственных за подготовку к переезду.
Готовимся к переезду
Итак, мувинговая компания выбранa ;). Теперь успех мероприятия на 90% зависит от того насколько тщательно вы подготовились. Чем больше внимания вы уделите этапу подготовки, тем ниже вероятность, что переезд станет дольше и дороже (это две главные опасности в процессе переезда).
Предупредите всех сотрудников о дате переезда, кто ответственный за переезд, к кому можно обращаться с вопросами, номера кабинетов в новом офисе для каждого из отделов, к какому сроку и каким образом каждый сотрудник должен подготовить свое рабочее место. Будет полезно сделать внутри компании электронную рассылку с этой информацией.
Что можно и нужно подготовить заранее?
Поехали!
Если подготовка прошла в полном объеме, то теперь остается только загрузить автомобили и ехать обживать пространство нового офиса.
Назначьте как минимум двух ответственных сотрудников компании, по одному дежурному на каждый офис (прежний и будущий). Каждому из дежурных должны быть известны контакты ответственных сотрудников мувинговой компании, которые осуществляют ваш переезд. Снабдите сотрудников распечатанными планами расстановки мебели в новом офисе.
Повесьте увеличенные схемы при входе в новый офис — это значительно ускорит процесс переезда.
Чтобы на месте переезда в новом офисе не возникла «куча мала», не допускайте в одно помещение разных подрядчиков (мувинговая компания, айтишники, клиниг, хозслужба). Во-первых, они будут друг другу мешать, во-вторых, возрастает риск пропажи или повреждения имущества. Потом выяснить, кто виноват, будет весьма проблематично.
Организуйте в новом офисе «комнату находок». В нее можно поставить коробки или вещи, которые неразборчиво или некорректно подписаны и не удалось определить их принадлежность. Сотрудники, вещи которых не «доедут» до рабочего места, смогут быстро найти их и приступить к работе.
Итак, переезд практически закончен, осталось только обустроиться на новом месте. Сотрудники ответственной мувинговой компании не только уберут весь мусор, оставшийся после переезда, но и не поленятся приехать к вам на следующий день. Как показывает опыт, именно тогда сотрудники начинают обживать пространство и передвигать мебель на свой вкус. Помощь сотрудников мувинговой компании будет очень кстати.
Теперь можно вздохнуть с облегчением. Новый вид из окна радует глаз. Сотрудники расставили свои кактусы, развесили календари, разложили по ящикам карандаши и игрушки-антистрессы, и готовы к новым трудовым подвигам. В добрый путь!