посмотреть список сотрудников занимающих определенную позицию штатного расписания можно

Штатное расписание в 1С

Когда любая программа 1С открывается в первый раз, происходит запуск «Стартового помощника». При этом, у пользователя сразу появляется возможность первоначально настроить соответствующим образом информационную базу, что производится посредством простой установки соответствующих флажков. Одной из часто используемых функций программы является активация нового штатного расписания с последующей настройкой и вводом необходимых данных для его ведения.

В рамках версии 3.1 ЗУП предусмотрено три возможных и доступных пользователю способа ведения штатного расписания:

1. Его не ведут. Если выбран именно такой вариант, для кадрового учета используют справочник «Должности». Подобным образом вести учет могут коммерческие фирмы с небольшим количеством присутствующего в штате персонала, которому приходится вручную формировать подаваемую в органы статистики отчетность. При этом не устанавливается флажок «Использовать..», однако в случае реализации следующих вариантов, его проставление требуется уже в обязательном порядке.

2. В процессе кадрового учета с целью формирования печатного экземпляра используют соответствующий справочник. Это позволяет избавиться от необходимости проверок на соответствие работников в штате.

3. Производится привязка одного либо нескольких сотрудников к позициям, относящимся к штатному расписанию. Данный вариант можно признать оптимальным для использования государственными учреждениями и крупными компаниями/предприятиями/организациями.

Процедура настройки подразделений

В разделе «Настройка/Подразделения» производится формирование подразделения организации, компании или предприятия.

Рассмотрим окно, в котором отображаются подразделения. Его верхняя часть содержит поле под названием «Организация».

В случае установки флажка и последующего выбора интересующей организации, в список будут включены одни лишь ее отделы. Что бы было максимально удобно, для списка подразделений возможно задание трех режимов просмотра, и это достигается посредством нажатия вкладки «Еще»:

Процесс настройки должностей

Что бы создать новую должность, необходимо нажать на вкладку «Создать», после чего они туда вносятся. Если данная процедура производится вручную, это самый простой способ, однако, он вовсе не является наиболее оптимальным.

Правильней будет вносить должности посредством нажатия вкладки «Подбор из ОКПДТР», выбирая их из имеющегося списка должностей.

Когда происходит выбор должности, она становится в перечне неактивной, окрашиваясь в серый цвет.

После закрытия ОКПДТР становится заметно, что новые введенные должности выделяются жирным шрифтом. Таким образом, программа 1С сообщает, что эта запись еще не является действующей, поскольку она новая и создана совсем недавно.

Что бы стало возможно использовать должность в процессе работы, ее необходимо открыть и затем включить вкладку «Позиция утверждена» с выбором даты 1 января (имеется ввиду текущий год). Начиная с программной версии ЗУП 3.1.5, в карточках должностей была введена строка «Необходимые для заполнения отчетности данные».

Все это в обязательном порядке требуется в процессе заполнения статистической формы 57-Т и потому если новая должность вводится посредством простого нажатия кнопки «Создать», отчетность будет возможно сформировать лишь ручным способом и никак иначе.

В целях создания расписания, нами произведено «связывание» «Подразделения» и «Должности» друг с другом. Возможно их внесение как заранее, так и одновременно с созданием элементов штатного расписания.

История ведения

Ввести расписание можно двумя различными вариантами:

Вариант, при котором активация истории производится посредством использования пункта «Утверждать специальным документом штатное расписание с ведением истории его изменения».

После того, как действия были нами произведены, внести в расписание изменения можно лишь используя специальные документы изменения и утверждения. По данной причине открыть просто так штатную единицу со сменой ее содержания не получится.

При наличии в списке нескольких документов, возможно открыть предыдущий документ лишь в целях его просмотра, но никаким видам редактирования он не подлежит. Для появления подобной возможности требуется предварительное отключение изменений, произошедших с более поздним по времени документом. Что бы это произошло, следует произвести отмену поведения документа.

Работа в программе ЗУП с должностями

Возможно введение новой должности в случае варианта, когда ведение штатного расписания производится без истории. Для этого потребуется установить флажок «Должность введена в состав штатного расписания» и затем ввести дату, начиная с которой должность начнет считаться действующей. Когда действие должности будет завершено, производится установка флажка «Должность исключена» с соответствующей датой.

В случаях производства работы с должностью в варианте ведения истории происходивших изменений, даты введения должности и ее последующего исключения выделяются бледным цветом, что означает — они не являются активными. По этой причине, поставить флажок здесь будет попросту невозможно. Дата вместе с флажком поставляются исключительно в автоматическом режиме, лишь после того, как проводится документ «Утверждение» (о нем уже детально говорилось выше).

Что же касается самой должности, то она вводится в режиме под названием «С историей изменения» и выглядит определенным конкретным образом.

В завершении подробного объяснения процедуры ведения штатного расписания, следует в обязательном порядке отметить, что создавать для предприятия, компании или организации штатное расписание и редактировать его проще без истории производимых изменений. Однако, при этом становится невозможен вывод печатной формы, а также формирование отчета, исходя из состояния на любую текущую дату.

Данный факт свидетельствует, что произвести красивое и вместе с тем эффективное редактирование штатной позиции, не вводя историю изменения всего штатного расписания, будет совершенно невозможно.

Источник

Посмотреть список сотрудников занимающих определенную позицию штатного расписания можно

Дата публикации 15.10.2020

Использован релиз 3.1.15

Если между решением о приеме сотрудника на работу или его кадровом переводе (на конкретную позицию штатного расписания) и фактическим оформлением такого приема или перевода может проходить значительное время, то для учета и контроля таких событий в программе можно использовать возможность бронирования позиций. Для её включения в настройках штатного расписания установите флажок «Использовать бронирование позиций» (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания).

При установленном флажке прием на работу или кадровый перевод можно оформлять поэтапно. Сначала можно указать, что выбранная позиция забронирована за указанным сотрудником (рис. 2), включив переключатель «Бронирование позиции». Эта позиция будет считаться занятой (отражаться в отчетах по штатному расписанию), но принятым на работу и переведенным сотрудник считаться не будет (в отчете СЗВ-ТД кадровое событие отражено не будет, даже если установлен флажок «Отразить в трудовой книжке»).

Увидеть количество забронированных штатных единиц можно с помощью отчетов «Анализ штатного расписания» (рис. 3), «Заполненность штатного расписания», «Штатная расстановка».

После того как принято решение о фактическом начале работы сотрудника, необходимо снять бронирование (выбрав переключатель «Прием на работу» или «Кадровый перевод») и дооформить прием или кадровый перевод обычным образом (рис. 4).

Источник

Ведем штатное расписание в «1С:ЗУП»

Автор: Ольга Пьянова, и.о. заместителя руководителя Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2021

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.3.1, автоматизированный инструмент «Штатное расписание» позволяет вести штатное расписание, вносить в документ изменения, печатать приказы на утверждение и изменение, вести кадровый учет значительного количества штатных единиц.

Как настроить штатное расписание

Для начала работы установите флаг «Ведется штатное расписание» («Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания»).

Дополнительно можете выставлять и другие настройки. Наша таблица 1 вам в помощь.

Таблица 1. «Какие функции программы выбрать»

Как называется флаг

Для чего нужен

Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию

Предполагает при регистрации кадровых документов проверку соответствия их штатному расписанию. Например, программа проверяет на остаток свободных штатных единиц.

Ведется история изменений штатного расписания

Позволяет хранить историю изменения штатного расписания, соответствующие приказы. Вам будут доступны документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые позволят вести хронологию изменений штатного расписания.

Штатное расписание с историей изменений – популярный вариант, так как позволяет использовать полные функции и инструменты документа.

Используется «вилка» окладов и надбавок

Дает возможность указать минимальную и максимальную ставки по должности и максимальный размер.

В позиции штатного расписания используются разряды и категории

Дает возможность уточнять разрядом (категорией) позицию дополнительно к должности.

Использовать бронирование позиций

Дает возможность бронировать позиции штатного расписания и количество занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода

Утверждаем ШР

Для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Этот документ утверждает расписание только на 1 число выбранного месяца, поэтому используется:

При первичном утверждении штатного расписания.

При глобальном изменении сведений по позициям штатного расписания. Фактически – при замене текущего расписания на новое.

Заполняя документ, указываем:

Месяц, с которого расписание вступает в действие.

Каким днем датирован приказ на утверждение ШР.

Перечень позиций с указанием их особенностей.

По ссылке «Подписи не указаны» можно заполнить список лиц, ответственных за составление и подпись штатного расписания.

Как изменить штатное расписание

Документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания») используйте, чтобы внести локальные изменения по нескольким позициям на любую дату месяца. В остальном работа документа схожа с «Утверждением штатного расписания».

Изменения, которые вступят в силу при проведении документа, действуют с даты, указанной в поле «Дата изменений».

По кнопке «Добавить позицию» вводим новую позицию штатного расписания. И заполняем карточку, в которой указываем подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и проч.

Чтобы изменить существующую позицию (количества ставок), проходим из штатного расписания по кнопке «Изменить позицию». Заходим в карточку позиции и меняем необходимые показатели.

По команде «Закрыть позицию» закрываем существующую позицию, по которой работу завершили.

По кнопке «Приказ о внесении изменений» можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.

В справочнике «Штатное расписание» по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания смотрите в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу.

Обратите внимание на цветовой индикатор в документах:

Отсутствие подсветки означает, что изменения не проводились.

Зеленый цвет – введена новая информация (позиция или начисление).

Синий цвет – информация изменена (данные по позиции, по оплате).

Красный цвет – отмена действия каких-либо данных (сумм, закрытие позиции).

Анализируем штатное расписание

Кроме самой унифицированной формы штатного расписания Т-3 в программе найдете отчеты, которые пригодятся в работе со штатным расписанием. Доступны они в разделе «Кадры» – «Кадровые отчеты».

Отчеты составляются по утвержденным и незакрытым позициям. Многие отчеты целесообразно выводить после приема на работу сотрудников.

Какие отчеты бывают, расскажет наша таблица.

Таблица 2. «Перечень доступных отчетов по штатному расписанию»

Название отчета

Что можно проанализировать

Анализ штатного расписания

Свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.

Заполненность штатного расписания

Занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.

Изменение штатного расписания

Изменения состава штатных единиц за заданный период.

Начисления позиций штатного расписания

Какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.

Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию

Размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.

Соблюдение штатного расписания

Свободные и занятые ставки (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.

Список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату; забронированные позиции.

Отчет «Анализ штатного расписания» позволяет проанализировать – свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.

Отчет «Заполненность штатного расписания» позволяет проанализировать занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.

Отчет «Изменение штатного расписания» позволяет проанализировать изменения состава штатных единиц за заданный период.

Отчет «Начисления позиций штатного расписания» позволяет проанализировать, какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.

В отчете «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» выводятся размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.

Отчет «Соблюдение штатного расписания» позволяет провести анализ свободных и занятых ставок (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.

Отчет «Штатная расстановка» позволяет вывести список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату. Также здесь будут отражаться забронированные позиции.

Индексируем штатное расписание

Программа индексирует заработок как для позиций штатного расписания, так и для сотрудников. Основной документ, который предусматривает регистрацию индексации заработка на штатном расписании, – «Изменение штатного расписания». По кнопке «Заполнить показатели» можно обработать показатели сразу по всем позициям.

Источник

Все про штатное расписание в 1С

Как правильно оформить и вести штатное расписание в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается с помощью помощника начальной настройки или в разделе «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания». В открывшейся форме необходимо выбрать подходящие настройки.

Флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» устанавливается, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась автоматическая проверка на соответствие их штатному расписанию.

Флаг «Ведется история изменений штатного расписания» устанавливается для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если флаг не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник «Штатное расписание».

Флаг «Используется «вилка» окладов и надбавок» устанавливается для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений при описании позиций штатного расписания

Флаг «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» устанавливается, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность, но и разряд профессии или категорию должности.

Способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания настраивается путем выбора одного из предоставленных вариантов: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэфф. и т.д.» и «Месячный размер и тариф, %, коэфф».

Флаг «Использовать бронирование позиций» устанавливается для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода.

Ввод и изменения штатного расписания

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций и хранится в справочнике «Штатное расписание» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание»). Под позицией понимается строка в штатном расписании – конкретная должность в конкретном подразделении учреждения с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе.

Штатное расписание в учреждении может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.

Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания»).

Если история изменений штатного расписания не ведется, то новые позиции добавляются непосредственно в справочник «Штатное расписание», изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются и закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений, то штатное расписание изменяется специальными документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие, а история изменения штатного расписания хранится в справочнике «Документы, изменившие штатное расписание».

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания».

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники «Подразделения» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» –«Подразделения») и «Должности» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности»).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике «Штатное расписание».

Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку «Создать», в результате откроется форма для описания позиции штатного расписания.

Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг «Закрыта и больше не используется»). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике «Штатное расписание» войти в каждую позицию, в поле «Позиция утверждена» установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Ввод и изменения штатного расписания с сохранением истории

История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме «Настройка штатного расписания» в поле «Ведется история изменений штатного расписания» установлен флаг.

При ведении штатного расписания с сохранением истории создания штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». В журнале «Штатное расписание» появляются новые ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание», «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменившие штатное расписание».

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

При первом вводе документа «Утверждение штатного расписания», когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную.

В табличной части документа для ввода новой штатной единицы нужно нажать на кнопку «Добавить позицию» и ввести новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, количества ставок, состава начислений, графика работы и др.

Для исключения из штатного расписания штатной единицы выделить курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажать на кнопку «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».

Для внесения «локальных» изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры учреждения, предназначен документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»). Его удобно использовать при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций. В отличие от документа «Утверждение штатного расписания» этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом «Изменение штатного расписания» не отличается от работы с документом «Утверждение штатного расписания».

По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» в справочнике «Штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации.

Возможность отражения индексации заработка сотрудников становится доступна, если помимо ведения истории изменений штатного расписания в настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты») установлен флажок «Выполняется индексация заработка сотрудников».

Основным документом, которым следует регистрировать индексацию заработка на штатном расписании, становится «Изменение штатного расписания».

В справочнике «Штатное расписание» нужно нажать на ссылку «Изменить текущее штатное расписание». При этом откроется документ «Изменение штатного расписания». Для подбора в табличную часть индексируемых позиций нажмите на кнопку «Изменить позицию» и в открывшейся форме выберите необходимые позиции. Далее по кнопке «Заполнить показатели» указываются показатели, значения которых требуется проиндексировать путем их умножения на коэффициент индексации.

После отражения индексации на штатном расписании нужно отразить эту индексацию на плановых начислениях сотрудников, занимающих позиции с проиндексированной оплатой. В противном случае индексация не коснется фактической оплаты труда сотрудников. Для этого следует создать документ «Изменение плановых начислений» с помощью кнопки «Изменить начисления сотрудников» под табличной частью документа «Изменение штатного расписания». Он автоматически заполнится согласно текущей расстановке сотрудников на указанных в документе позициях и будет по умолчанию установлен флаг «Учитывать как индексацию заработка».

Таким образом, производимую в учреждении индексацию рекомендуется сначала отражать на штатном расписании, а затем на плановых начислениях сотрудников.

Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.

Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.

Источник