Положение о хранении рецептов
Сроки хранения рецептов
Работа фармацевта включает реализацию самых разных лекарственных препаратов, в том числе из перечня, который допускает отпуск только по официальным рецептурным бланкам.
Рецепт на лекарственный препарат — документ установленной формы, в котором содержится назначение лекарства для конкретного пациента. Его выдаёт медицинский сотрудник для изготовления и/или отпуска лекарственного препарата в аптеке.
Нарушение требований по работе с рецептами и рецептурными препаратами чревато наложением штрафов в соответствии с Административным кодексом РФ. Это относится и к соблюдению сроков действия рецептов и сроков хранения рецептов в аптечных организациях, их своевременному уничтожению.
Нормативная база
Приказ Министерства здравоохранения РФ от 11 июля 2017 г. № 403н «Об утверждении правил отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения, в том числе иммунобиологических лекарственных препаратов, аптечными организациями, индивидуальными предпринимателями, имеющими лицензию на фармацевтическую деятельность»
Приказ Министерства здравоохранения РФ от 17 июня 2013 г. N 378н «Об утверждении правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, и правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения»
Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 17 мая 2012 г. N 562н «Об утверждении Порядка отпуска физическим лицам лекарственных препаратов для медицинского применения, содержащих кроме малых количеств наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров другие фармакологические активные вещества»
Правила ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (утв. постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. N 644)
Сроки хранения рецептов в аптеке на разные группы лекарственных препаратов
При определении сроков хранения специальных рецептурных бланков необходимо помнить про препараты, входящие в список II и список III.
Список III — Список психотропных веществ, оборот которых в Российской Федерации ограничен и в отношении которых допускается исключение некоторых мер контроля в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.
Разные типы препаратов должны быть выписаны на разных бланках. Фармацевт должен поставить отметку «Лекарственный препарат отпущен» и оставить на хранение в аптеке следующие рецепты:
На 3 года — бланки № 148-1/у-88: психотропные лекарственные препараты списка III; лекарственные препараты, содержащие кроме малых количеств наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров другие фармакологические активные вещества; лекарственные препараты, изготавливаемые по рецепту на лекарственный препарат и содержащие наркотическое средство или психотропное вещество, внесенное в список II Перечня; другие фармакологические активные вещества в дозе, не превышающей высшую разовую дозу, и при условии, что этот комбинированный лекарственный препарат не является наркотическим или психотропным лекарственным препаратом списка II; лекарственные препараты, обладающие анаболической активностью и относящиеся к анаболическим стероидам (код А14А).
Бланки № 148-1/у-04 (л) и № 148-1/у-06 (л): льготные препараты, отпускаемые бесплатно или со скидкой 50%.
На 3 месяца после отпуска последней партии — бланки № 107-1/у: лекарственные препараты в жидкой лекарственной форме, содержащие более 15% этилового спирта от объема готовой продукции, иные лекарственные препараты, относящиеся по АТХ к антипсихотическим средствам (код N05А), анксиолитикам (код N05B), снотворным и седативным средствам (код N05C), антидепрессантам (код N06A) и не подлежащие предметно-количественному учёту.
После отпуска этих лекарственных препаратов рецепты необходимо оставить в аптеке для хранения и дальнейшего уничтожения. Остальные рецепты, выписываемые на бланках 107-1/у необходимо отметить штампом «Лекарственный препарат отпущен» и вернуть покупателю.
Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 17 мая 2012г. N 562н «Об утверждении Порядка отпуска физическим лицам лекарственных препаратов для медицинского применения. » более конкретно регламентирует составы лекарственных препаратов для разных бланков и правила их экспертизы.
Ведение журналов регистрации
Приказ Министерства здравоохранения РФ от 17 июня 2013 г. N 378н «Об утверждении правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения. » требует, чтобы аптеки фиксировали все операции с рецептурными препаратами в специальных журналах учета рецептурных бланков. В приложении N1 к Приказу находится готовая к использованию форма.
Как хранить рецепты и вести журналы определяют Правила ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (утв. постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. N 644).
Сотрудник аптеки должен зафиксировать в журнале регистрации каждую процедуру отпуска препаратов с наркотическими средствами или психотропными веществами по рецепту и любые операции, которые приводят к изменению состояния и количества таких препаратов. Периодичность ведения записей определяет руководитель аптеки, однако запись не может производиться реже одного раза в день. Руководители юридического лица или его подразделения должны самостоятельно определить единицы учёта рецептурных препаратов, учитывая при этом форму выпуска ЛС.
Бумажные журналы должны быть сброшюрованы, пронумерованы и подписаны руководителем аптеки. При наличии ставится печать. Возможно использование электронной формы. Такие журналы нужно каждый месяц распечатывать и нумеровать. Их подписывает лицо, несущее ответственность за их ведение и хранение. Документы брошюруются исходя из наименования психотропного вещества или наркотического средства, лекарственной формы и дозировки.
Каждое наименование должно находиться в отдельном журнале или на отдельном развернутом листе. Записи нумеруются в порядке возрастания номеров в пределах календарного года. При создании нового журнала, нумерация записей начинается после последнего номера в заполненных журналах.
После завершения календарного года сброшюрованные по месяцам листы оформляются в журнал и опечатываются. Их подписывает ответственное лицо, ставится печать аптеки, при её наличии.
Ежемесячно нужно делать инвентаризацию рецептурных препаратов для сопоставления их наличия с книжными остатками.
Хранение журналов и рецептов
Порядок хранения рецептов и журнала для регистрации рецептов требует хранить их в металлическом сейфе, в специальном помещении. Ключи от них находятся у сотрудников, ответственных за заполнение и хранение журналов. При использовании электронной формы журнала следует ограничить доступ для всех, кроме ответственных сотрудников.
Заполненные журналы регистрации вместе с рецептами должны сдаваться в архив аптеки для хранения в течение 5 лет после внесения последней записи. После этого периода журналы регистрации необходимо уничтожить в соответствии с актом, который утверждается руководство аптеки.
Если происходит ликвидация или реорганизация юридического лица, владеющего аптекой, журналы и рецепты нужно сдать на хранение:
Реорганизация — правопреемнику или новому юридическому лицу. Для этого используется разделительный баланс или передаточный акт.
Ликвидация — государственному архиву.
Акт об уничтожении рецептов
Уничтожение рецептов включает несколько основных моментов. Прежде всего, необходимо создать комиссию из сотрудников аптеки, назначить председателя и подготовить сопроводительные документы. Затем следует определиться с методом, который будет использован для уничтожения бланков. После завершения процедуры подписывается акт.
В акте нужно указать название аптечной организации, участников и председателя комиссии, дату процедуры уничтожения документов и перечень форм бланков с их количеством и сроком действия, а также общее количество документов, которые были уничтожены. Чтобы акт стал действительным, его должны подписать все участники комиссии.
Аптеке не желательно хранить рецепты дольше положенного срока — это считается некорректным действием со стороны организации. При проверке работы аптеки журналы регистрации с рецептами и акты об их уничтожении проверяются всегда.